وظايف صنف در يك سازمان وظايفي هستند كه به طور مستقيم در تامين هدف هاي آن سازمان نقش تعيين كننده دارند. براي نمونه در سازمان هاي صنعتي هميشه واحدهاي توليد و فروش كه به طور مستقيم با هدف سازان يعني ارائه كالا به بازار و به دست آوردن منازع ارتباط پيدا مي كنند واحدهاي صنف محسوب مي شوند. از نظر زماني، وظايف صنف زودتر نقش خود را در موفقيت سازمان نمايان مي سازند و شروع آن نيز همواره قبل از فعالتي هاي ستاد است. از نظر فرماندهي و نظارت، واحدهاي صنف بر واحدها و بخش هاي زير دست خود فرماندهي و نظارت مستقيم دارند. بدين ترتيب كه دستورهايي را صادر مي كنند و گزارش ها را نيز به طور مستقيم دريافت مي دارند.

وظايف ستاد:

بنابراين به طور معمول در يك سازمان واحدهاي برنامه ريزي كارگزيني و نظاير آن جزو واحدهاي ستاد محسوب مي شوند از نظر زماني واحدهاي ستادي و وظايف ستادي بايد پس از تامين وظايف صنف مشخص شود. براي نمونه در هر دانشگاه ابتدا بايد عده دانشجويان و استادان براي امر آموزش مشخص شود، آنگاه نوع كارگزيني و عده كاركنان اداري و خدماتي آن مورد بررسي قرار گيرد. اثرهاي وظايف ستادي برخلاف فعاليت هاي صنف در دراز مدت خود را نشان مي دهد. بنابراني گاهي حذف آن ها نيز ممكن است فورا بر ميزان  و نوع محصول يا خدمات تاثير چشمگير نگذارد.

واحدهاي ستادي بر واحدهاي صنف فرماندهي و نظارت مستقيم ندارند بلكه نظرات و پيشنهادات آن ها  از طريق واحدهاي صنف ابلاغ مي شود به عبارت ديگر وظايف واحدهاي صنف وظايف اجرايي است، در حالي كه وظايف واحدهاي ستاد وظايف مشورتي، برنامه ريزي و خدمات تخصصي براي كمك به اجراي وظايف صنف است.

وظايف صنف و ستاد در يك سازمان:

انواع ستاد:

ستاد را به طور كلي به سه دسته تقسيم مي كنند: 1- ستاد عمومي 2- ستاد شخصي 3- ستاد تخصصي

1- ستاد عمومي: شامل آن دسته از كاركنان مي شود كه وظيفه اصلي آنها برنامه ريزي، هماهنگي و طراحي عمليات است و به طور مستقيم با بالاترين مقام اجرايي سازمان ارتباط دارند. كار آنان جنبة مشورتي دارد و هر نوع تصميم گيري براساس توصيه ها و مشورت هاي آنان بايد با تاييد و امضاي بالاترين مقام اجرايي سازمان اتخاذ شود. ستاد عمومي وقتي ضرورت مي يابد كه سازمان از پيچيدگي خاص و كثرت وظايف برخوردار باشد. در سازمان هاي بزرگ قسمت برنامه ريزي و بودجه و طراحي روابط كارگر و كارفرما مي تواند به عنوان ستاد عمومي مطرح شود. گاهي از ستاد عمومي به عنوان ستاد هماهنگ كننده و گاهي به عنوان ستاد مركزي يا ستاد كل نام مي برند.

2- ستاد شخصي: شامل كساني مي شود كه خدمات آنان به طور كلي رد جهت تسهيل و كمك به افراد خاص در سازمان صورت مي گيرد. ستاد شخصي فقط در مقابل فردي كه براي كمك به او مننسوب شده است مسئول است و هيچ گونه قدرتي براي اعمال نظرات خود بر قسمت هاي مختلف سازمان ندارد. نمونه هاي ستاد شخصي شامل مشاوران رئيس سازمان، منشي مخصوص، آجودان هاي فرماندهان نظامي و نظاير آن ها هستند. كار و وطايف ستاد شخصي ممكن است تخصصي باشد، در اين صورت ستاد شخصي كار ستاد تخصصي را بر عهده دارد، با اين تفاوت كه فقط در ارتباط با مسئول مورد نظر وظيفة خود را اجرا مي كند.

3- ستاد تخصصي: گروهي از متخصصان رشته اي خاص كه با عده اي از مديران صنف كار مي كنند تا كارآيي سازماني را افزايش دهند جزء ستاد تخصصي محسوب مي شوند ارتباط ميان ستاد تخصصي و مديران صنف ممكن است ايجاب كند كه اين ستاد داراي اختيارات مشورتي، خدماتي، نظارتي و وظيفه اي دربارة فعاليت هاي صنف باشد.

الف) اختيارات ستاد مشورتي: گروه ستادي كه داراي اختيارات مشورتي هستند، در زمنيه ي تخصصي پيشنهادهاي خود را براي طالعه ي مديران صنف ارائه و طرح هاي مربوط راتنظيم مي كند در اين نوع اختيار مديران صنف به هيچ وجه ملزم نيستند كه از پيشنهادهاي ستادي آن ها تبعيت كنند.

ب) اختيارات ستاد خدماتي: گروه ستاد خدمات واحدي است كه در زمينه ي خدمات اختيارات به آن واگذار شده است تا نيازمنديهاي واحدهاي صنف ار از اين نظر تامين كند، بدون آن كه خود جزو واحدهاي صنف باشند. در اين جا مدير صنف لزوما فعاليت مربوط را از طريق واحد ستادي انجام مي دهد.

ج) اختيارات ستاد نظارت: گروه ستادي كه داراي اختيارات نظارتي است مسئوليت برخي از جنبه هاي عملكرد صننف را بر عهده دارد. در اين صورت، واحد ستادي مربوط به عنوان نماينده مدير صنف ردة بالاتر وظايفش را انجام دهد. وجود اختيارات ستاد نظارت موجب تجديد اختيارات اجرايي صنف به لااقل در سطوح سازماني پايين تر از ستاد نظارت مي شود، ولي از سوي ديگر واگذاري اختيار به ستاد نظارت موجب تسهيل كنترل مديريت اجرايي سطوح بالاتر را فراهم مي سازد. سرپرست اجرايي ممكن است احساس كند كه در موقعيت قرار دارد كه دستورهاي نظارت را هم از مدير صنف بالاتر و هم از متخصص ستادي يا گروه هاي ستادي كه داراي اختيار نظارت هستند دريافت مي كند وبدين لحاظ اين امر را با اصل فرا وحدت فرماندهي مديريت كلاسيك مغاير بداند. اما مغايرت و عدم رضايت اصل وحدت فرماندهي در اين مورد خاص بيش از آن كه جنبة واقعي داشته باشد، ظاهري است. زيرا تصميم هايي كه متخصصان صاحب اختيار اعمال مي كنند به وسيله مدير صنف ردة بالاتر اتخاذ شده است.

د) اختيارات ستاد وظيفه اي: اين اختيار موقعي مصداق پيدا مي كند كه اختيار تصميم گيري خارج از سلسله مراتب رسمي و فقط براي فعاليت هاي ويژه به فردي واگذار مي شود مديري كه چنين اختيار وظيفه اي به وي اعطا مي شود متخصصي است كه در زمنة مربوط فعاليت دارد و ممكن است مدير صف يا ستاد باشد. در مقايسه با اختيار نظارت، كسي كه داراي اختيار وظيفه اي است مجاز است كه استاندارهاي مناسب در زمنيه تخصص ويژه خود را تعيين كند و همچنين اجراي اين استانداردها را عهده دار باشد. اعمال اختيار ستاد وظيفه اش بيش از هر نوع اختيار ستادي ديگراختيارات مديران صنف را محدود مي كند. با توجه به اين كه واگذاري اختيار وظيفه اي ناقص اصل وحدت فرماندهي است و تفويض اختيار وظيفه اي بيش از حد ممكن است موجب شود كه به تقسيم وظايف سازماني و اساس اختيار واحدهاي صنف شديدا لطمه وارد شود. واگذاري اختيار وظيفه اي بايد به حداقل رسانده شود يكي از راه هاي كاهش تاثير نامطلوب اختيار وظيفه اي اين است كه تصريح شود اختيار وظيفه اي هر مدير براي بيش از يك سطح سازماني نافذ نيست.